Ansøgning
For leje af de primære arrangementsarealer: Botanisk Have, Mølleparken, Rådhusparken, Mindeparken, Tangkrogen, Vennelystparken eller Vestereng skal der foretages ansøgning til Natur og Miljø.
For alle andre parker og grønne arealer skal ansøgning foretages ved at benytte Natur og Miljøs internetbaserede booking-system, Naturbooking - ansøgningsfristen for mindre arrangementer via naturbooking er 3 uger.
Ved alle større arrangementer og for arrangementer på ovennævnte primære arrangementsarealer tilrådes det, at der ansøges i god tid, gerne op til et år i forvejen.
Der kan normalt ikke reserveres mere end ét år frem.
Nogle områder er særligt belastet af arrangementer. Eventuelle nye arrangementer skal derfor være forberedt på at kunne blive henvist til andre arealer i byen, og derfor er det vigtigt, at der anføres et alternativt areal som 2. prioritet på ansøgningen.
Lejeafgift
Ved større arrangementer afkræves der en fast lejeafgift pr. rådighedsdag, fastsat i forhold til arrangementets belastning, samt evt. en deltagerafgift eller en afgift pr. salgsbod. Herudover kan der stilles krav om en økonomisk sikkerhedsstillelse i form af en bankgaranti eller lignende.
Såfremt mindre arrangementer uden publikumsafgift alene optager en mindre del af et givet område, vil de efter konkret vurdering kunne fritages helt eller delvist for lejeafgift.
For alle arrangementer gælder:
- Intet arrangement er endelig godkendt, førend der er fremsendt en skriftlig tilladelse.
- Træer og anden beplantning må ikke beskadiges.
- Inventar og belægninger må ikke beskadiges.
- De benyttede arealer skal forlades i pæn og opryddet stand og helt fri for affald.
- Arrangøren har ansvar for at indhente øvrige fornødne tilladelser fra de respektive myndigheder, såsom Politi, Brandvæsen, Vej-myndighed o.lign.
- Arrangøren holdes ansvarlig for eventuelle skader opstået som følge af arrangementet.
- Arrangøren er ansvarlig for at arrangementet afvikles i henhold til dette regelsæt.
- Arrangøren skal herudover overholde de vilkår, der fastsættes i den skriftlige tilladelse.