Byrådets Tekniske Udvalg går foran i kampen mod papiret. Mange politiske og administrative mødefora vil følge efter i den kommende tid.
”Det skal være nemmere og billigere at gå til møde i Aarhus Kommune – derfor er vi godt i gang med at forlade papiret til fordel for fremtidens digitale løsninger
,” siger borgmester Jacob Bundsgaard.
Når politikerne i Teknisk Udvalg fremover samles til det ugentlige møde , vil de ikke længere modtage dagsorden og bilag på papir. Alle mødepapirer ligger i stedet digitalt på deres iPad.
Teknisk Udvalg har testet den nye digitale mødeløsning på fire møder igennem januar måned, og medlemmernes evaluering er generelt positiv.
Stor lettelse for formand
Formand for Teknisk Udvalg, Jette Jensen, siger: ”De papirløse møder er en stor lettelse. Det er nemt, overskueligt og hurtigt at bruge, og med den digitale løsning er vi altid sikre på, at alle har de samme dokumenter til rådighed og lige ved hånden
".
Kan stadig ses på hjemmesiden
At møderne bliver papirløse betyder, at dagsorden og bilag vil være tilgængelige i det nye system, eDagsorden, som kan tilgås både fra en iPad og en pc. Hvis man hverken råder over en iPad eller bærbar pc, er det stadig muligt som hidtil at printe en dagsorden ud fra kommunens mødesystem. Og for de borgere, som følgerne møderne, er det fortsat muligt at se dagsorden og referater på kommunens hjemmeside.
150 mødefora bliver digitale
Teknisk Udvalg er blot det første af en lang række af politiske og administrative mødefora, som i den kommende tid vil blive papirløse. I løbet af den kommende måneds tid gælder det byrådets øvrige udvalg, Magistraten og selve byrådet. Samtidig kommer turen til de mange administrative mødefora på tværs af Aarhus Kommune, herunder Direktørgruppen. Det forventes, at mødematerialet fra op imod 150 mødefora vil være tilgængeligt i eDagsorden i løbet af foråret. Den enkelte magistratsafdeling træffer selv beslutning om tidsplan for udrulning af eDagsorden i egen afdeling.
Det var Aarhus Byråd, som i januar 2011 vedtog at gå foran i udviklingen. For at spare tid og penge skulle møderne i byråd og de politiske udvalg inden 1. april 2012 kunne foregå papirløst. Senere besluttede Direktørgruppen, at administrationen ville følge efter.