Heraf udgør fællesfunktionen Center for Økonomi og Personale en selvstændig enhed med reference til magistratsdirektøren, mens fællesfunktionerne IT og Byggeri & Planlægning er placeret under fagforvaltningerne. Kommunikationsafdelingen er organisatorisk placeret under Rådmandssekretariatet.
CØP løser desuden den interne økonomi og personalestyring for Borgmesterens Afdeling med reference til Økonomi- og Stadsdirektør.
Center for Økonomi og Personale (CØP)
CØP løser opgaver og yder rådgivning for forvaltninger og institutioner i alle forhold indenfor økonomi og HR-personale.
Målet er at være fagforvaltningernes og institutionernes naturlige og foretrukne valg ved spørgsmål indenfor nye og eksisterende faglige problemstillinger. Endvidere arbejder CØP for at være førende i anvendelsen af velafprøvede IT-systemer.
Det er CØPs ansvar at sikre gennemskuelighed i økonomien samt at beslutninger vedrørende økonomi og personaleforhold træffes på et oplyst grundlag. Opgaverne spænder fra daglig driftsopgaver til strategiske tiltag i forhold til direktøren og det politiske niveau.
Center for Økonomi og Personale er organiseret i tre sektioner:
- HR og Personale
- Budget og regnskab
- Drift og Service
IT og Kommunikation
IT og Kommunikation varetager den tværgående koordinering og udvikling af IT-strategi i Kultur og Borgerservice, herunder deltagelse i tværkommunalt arbejde angående kommunens overordnede IT-struktur. IT og Kommunikation har ansvar for udvikling af borgerrettede selvbetjeningsløsninger og andre IT-baserede tjenester, der blandt andet knytter sig til fagsystemer, der anvendes i magistratsafdelingens fagforvaltninger, samt udvikling, implementering og support af tværgående digital forvaltning internt i afdelingen. Indtil etableringen af et centralt IT-driftscenter i kommunen varetager IT og Kommunikation også IT-drifts- og supportopgaver for Kultur og Borgerservice.
Organisatorisk er IT og Kommunikation placeret i forvaltningen Borgerservice og Biblioteker, hvor IT og Kommunikation også varetager opgaver vedrørende blandt andet medieindkøb, katalogisering, markedsføring, drift af bibliotekssystem, udvikling af IT-baserede services i forhold til borgerne og biblioteksrettet kursusvirksomhed.
Byggeri & Planlægning
Byggeri & Planlægning forestår driften af Kultur og Borgerservices cirka 150 bygninger på i alt cirka 250.000 m2 samt et stort antal idræts- og andre anlæg. Funktionen fungerer endvidere typisk som bygherre eller bygherrerådgiver på vegne af alle forvaltningerne under Kultur og Borgerservice og repræsenterer magistratsafdelingen i tværgående samarbejdsrelationer, der vedrører bygge- og anlægsforhold generelt, herunder spørgsmål vedrørende handicappolitik, miljøhandlingsplaner, beredskabsplaner med mere.
Byggeri & Planlægning varetager på magistratsafdelingens vegne koordinerende- og sagsbehandlende opgaver inden for området fysisk planlægning bredt - på planstrategi- kommuneplan- og lokalplanniveau.
Organisatorisk er Byggeri & Planlægning placeret som en del af Sport & Fritid med forvaltningschefen for Sport & Fritid som øverste chef. Funktionen arbejder dog i praksis som en selvstændig tværgående enhed med direkte referat til alle de forvaltninger, der betjenes med opgaveløsninger.
HR
Personaleudviklingsenheden i Kultur og Borgerservice er oprettet med udgangspunkt i et ønske om at give det tværgående personalepolitiske arbejdet en høj prioritering. Personaleudviklingsenheden har det overordnede ansvar for den tværgående udvikling og koordinering af personalemæssige tiltag i magistratsafdelingen. Enheden skal samtidig fungere som brobygger mellem de overordnede mål og visioner for Kultur og Borgerservice og de konkrete behov for lokal udvikling og forandring.
Personaleudviklingsenheden varetager opgaver vedrørende bl.a. organisations- og medarbejderudvikling, konceptudvikling, implementering af politikker og handlingsplaner, diverse afrapporteringer til Byrådet, formulering af politikker, vidensopsamling og -formidling, sparring/konsulentbistand.
Personaleudviklingsenheden fungerer som stabsfunktion for hele magistratsafdelingen og er organisatorisk knyttet til Kulturforvaltningen med reference til kulturchefen.