Byrådets møder
Udsendelse af dagsorden og sagernes fremlæggelse
Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse
Udvalg
Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemning
Afstemninger, ændrings- og underændringsforslag
Flertalsvalg
Forholdstalsvalg
Beslutningsprotokol m.v.
Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse
Ændringer i forretningsordenen
Byrådets møder er offentlige. Byrådet kan dog bestemme, at enkelte sager behandles for lukkede døre, jfr. Lov om kommunernes styrelse, § 10.
Stk. 2. Følgende sager skal - medmindre byrådet i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse - behandles for lukkede døre:
1. Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold.
2. Sager om køb og salg af faste ejendomme.
3. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer.
Stk. 3. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, skal dog forud forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af byrådet eller borgmesteren, jfr. Lov om kommunernes styrelse, §10.
Stk. 4. Sager, der behandles for lukkede døre, foretages så vidt muligt sidst.
Stk. 5. Hvert enkelt byrådsmedlem har sin bestemte plads i mødesalen. Fordelingen af pladserne sker efter indbyrdes overenskomst mellem byrådets grupper.
Stk. 6. Enhver har adgang til at overvære byrådets offentlige møder under iagttagelse af god ro og orden. Såfremt en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan borgmesteren udelukke den pågældende eller i fornødent fald samtlige tilhørere fra mødet. Borgmesteren kan reservere særlige pladser for pressens repræsentanter.
§ 2. Er et medlem forhindret i at deltage i et byrådsmøde, meddeler han borgmesteren dette inden mødets afholdelse. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende.
§ 3. Dersom et medlem senest kl. 12.00, ni dage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter borgmesteren denne sag på dagsordenen for førstkommende møde.
Stk. 2. Borgmesteren foranlediger, at der så vidt muligt senest fire dage inden et ordinært mødes afholdelse tilsendes hvert af byrådets medlemmer en dagsorden.
Stk. 3. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse - medmindre det forinden er tilsendt medlemmerne - være tilgængeligt på rådhuset i mindst to hverdage inden mødet, heraf mindst én dag i tidsrummet kl. 18 - 20. En fortegnelse over sagerne skal samtidig være fremlagt.
Stk. 4. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver borgmesteren i videst muligt omfang medlemmerne underretning om de sager, der skal behandles på mødet.
§ 4. Byrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.
Stk. 2. Borgmesteren og i hans forfald første (anden) viceborgmester leder byrådets møder. Han træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god orden under mødet. Endvidere formulerer han de punkter, om hvilke der skal stemmes.
Stk. 3. Enhver der ønsker ordet skal henvende sig til borgmesteren. Ordførerne for byrådsgrupperne får først ordet i rækkefølge bestemt efter gruppernes størrelse. Herefter får Borgmesteren eller rådmanden for den magistratsafdeling, der har fremsendt sagen, ordet. Forslag til byrådsbeslutning og forespørgsler besvares umiddelbart af borgmesteren/rådmanden, under hvis ressort forslaget eller forespørgslen hører. Forslagsstilleren får herefter ordet, hvorefter ordførerne for byrådsgrupperne får ordet i rækkefølge bestemt efter gruppernes størrelse. I øvrigt gives medlemmerne ordet i den rækkefølge, hvori de har begæret det. Hvis flere begærer ordet på én gang, bestemmer borgmesteren den orden, hvori de får adgang til at tale. Ingen må tale uden at rejse sig fra sin plads, og talerne må ikke afbrydes af andre end borgmesteren.
Stk. 4. Der gælder følgende regler om taletid ved behandling af sager:
1. talerrunde:
Ordførere: Maksimalt 5 minutter
Borgmester/rådmænd: Maksimalt 5 minutter
Andre byrådsmedlemmer: Maksimalt 2 minutter
2. talerrunde:
Ordførere: Maksimalt 2 minutter
Borgmester/rådmænd: Maksimalt 2 minutter
Andre: 1 minut
3. talerrunde:
Ordførere: Maksimalt 1 minut
Borgmester/rådmænd: Maksimalt 1 minut
Andre: 1 minut
Stk. 5. Byrådet kan tillade afvigelse fra den i forretningsordenen fastsatte taleorden og de fastsatte taletider, når omfanget af en sag gør det påkrævet eller der i øvrigt foreligger særlige omstændigheder. Anmodning fra et byrådsmedlem/en rådmand om at afvige den fastsatte taleorden og/eller de fastsatte taletider skal fremsættes senest ved byrådsmødets start.
Stk. 6. Ethvert medlem skal efterkomme borgmesterens afgørelser angående overholdelsen af den fornødne orden. Hvis et medlem taler i længere tid end den tilladte, kan Borgmesteren fratage den pågældende ordet efter én gang at have gjort opmærksom på, at tiden er udløbet. I så fald kan den pågældende ikke på ny få ordet i samme sag. Når et medlem i samme møde to gange er kaldt til orden, kan byrådet efter borgmesterens forslag nægte ham ordet i dette møde.
Stk. 7. Ethvert forslag under forhandlingerne rettes til borgmesteren. Når borgmesteren finder anledning dertil, eller når det begæres af tre medlemmer, skal det sættes under afstemning, om afslutning af en forhandling skal finde sted.
Stk. 8. Borgmesteren kan lade spørgsmål, der henhører under hans afgørelse, afgøre af byrådet.
§ 5. Sagerne foretages i mødet i den rækkefølge, som borgmesteren bestemmer, og han kan herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge. Byrådet afgør dog, i hvilken rækkefølge sagerne skal behandles, når mindst tre medlemmer fordrer afstemning herom.
Stk. 2. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt.
§ 6. En sag undergives kun én behandling, medmindre andet er bestemt i lovgivningen, eller byrådet vedtager at undergive den to behandlinger. Årsbudgettet skal undergives to behandlinger, jfr. Lov om kommunernes styrelse § 38.
Stk. 2. Ved 1. behandling stemmes ikke om sagens realitet, men kun om dens overgang til 2. behandling. Et hvert medlem har ret til at få ordet for at ytre sig over den foreliggende sag, forinden der af byrådet træffes beslutning om sagens overgang til 2. behandling. Mellem 1. og 2. behandling skal der hengå mindst 24 timer. Mellem 1. og 2. behandling af årsbudgettet skal dog hengå mindst tre uger, jfr. Lov om kommunernes styrelse § 38.
Stk. 3. Når en sag undergives to behandlinger, skal dens dokumenter efter 1. behandling så vidt muligt fremlægges til eftersyn for medlemmerne eller cirkulere blandt disse.
§ 7. Når tre medlemmer af byrådet finder, at en sag er af den beskaffenhed, at den, forinden beslutning om den kan tages, bør prøves af et udvalg, kan medlemmerne begære sagen henvist til behandling i et af de af byrådet nedsatte faste udvalg, eller såfremt sagen ikke naturligt henhører under et af disse udvalg, at der nedsættes et særligt udvalg med det antal medlemmer, som byrådet fastsætter i hvert enkelt tilfælde.
Stk. 2. Udvalgene skal afgive en skriftlig betænkning, der tilstilles byrådet.
Stk. 3. Byrådet kan beslutte at henvise en sag, der ikke henhører under et bestemt udvalgs forretningsområde, til et af de bestående udvalg.
Stk. 4. Forslag om en sags henvisning til et af byrådets faste udvalg, om nedsættelse af særlige udvalg eller om en sagshenvisning til fornyet behandling i et udvalg, kan fremsættes på ethvert trin af sagen, så længe afstemningen om den ikke er begyndt.
Stk. 5. Udvalgenes forhandlinger foregår for lukkede døre.
§ 8. Byrådet træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan beskaffenhed, at han er udelukket fra at deltage i byrådets forhandling og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal den på gældende under forhandling og afstemning om sagen for lade lokalet, hvorimod han ikke er afskåret fra at deltage i byrådets forhandling og afstemning om, hvor vidt han skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling.
Stk. 2. Et medlem skal underrette byrådet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om hans habilitet.
§ 9. Medlemmerne kan kun deltage i byrådets afstemninger, når de personlig er til stede under disse.
§ 10. Afstemning sker ved, at medlemmerne rejser sig fra deres pladser eller ved håndsoprækning, og kontraprøve foretages.
Stk. 2. Alle beslutninger tages ved stemmeflerhed for så vidt andet ikke er foreskrevet i lovgivningen.
Stk. 3. Skønner borgmesteren, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, udtaler han dette med angivelse af den opfattelse, han har med hensyn til sagens afgørelse. Dersom intet medlem herefter forlanger afstemning, kan borgmesteren erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den af ham angivne opfattelse.
Stk. 4. Valg foregår ved skriftlig afstemning på stemmesedler, der tilvejebringes og udleveres af borgmesteren. Finder borgmesteren det sandsynligt, at byrådet vil vælge eller genvælge en bestemt kandidat, kan han stille forslag om, at den pågældende vælges uden skriftlig afstemning. Dersom intet medlem herefter forlanger sådan afstemning, er den foreslåede kandidat valgt.
§ 11. Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemning ikke er påbegyndt, og behøver ikke at fremsættes eller forbeholdes under 1. behandling af en sag, der skal undergives to behandlinger, jfr. dog stk.2.
Stk. 2. Byrådet kan med hensyn til sager, som undergives to behandlinger, vedtage at foreskrive en frist for fremsættelse af ændringsforslag og efter omstændighederne også af underændringsforslag, og i så fald kan de ikke fremsættes efter fristens udløb, medmindre byrådet med stemmeflerhed samtykker deri.
Stk. 3. Hvis ændrings- og underændringsforslag ikke er bragt til medlemmernes kundskab førend 2. behandling, giver borgmesteren ved forhandlingens begyndelse meddelelse om forslagene, for så vidt de da foreligger. Borgmesteren bestemmer, i hvilken orden der skal stemmes over ændringsforslagene, men således at afstemningen om disse altid sker før afstemning om hovedforslaget.
Stk. 4. Forslag om en sags henvisning til et udvalg, til fortsat behandling i et udvalg eller om nedsættelse af udvalg kan fremsættes, så længe afstemning om sagen ikke er begyndt.
§ 12. Ved flertalsvalg er den kandidat valgt, som opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer. Opnås et sådant flertal ikke ved 1. afstemning, foretages en ny afstemning. Ved 2. afstemning er en kandidat valgt, hvis den pågældende opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer, eller hvis der kun afgives stemmer på den pågældende. Bringer 2. afstemning heller ikke nogen afgørelse, foretages bundet valg mellem de to, der ved 2. afstemning har fået flest stemmer, således at det ved stemmelighed afgøres ved lodtrækning, på hvilke to der ved det bundne valg (3. afstemning) skal stemmes. Står stemmerne lige ved 3. afstemning træffes afgørelsen ved lodtrækning.
Stk. 2. Ved ansættelse i kommunens tjeneste foretages valget mellem flere ansøgere på den i stk. 1 angivne måde.
§ 13. Byrådets valg af to eller flere medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages som forholdstalsvalg.
Stk. 2. Forholdstalsvalg foretages efter følgende regler: Byrådets medlemmer deles i de grupper, hvori medlemmerne har anmeldt for borgmesteren at ville stemme sammen ved det pågældende valg. Hver gruppes medlemstal deles med 1, 2, 3 osv. De herefter fremkomne kvotienter angiver den rækkefølge, i hvilken de enkelte grupper kan vælge deres repræsentanter. Er to eller flere kvotienter lige store, afgøres rækkefølgen ved lodtrækning, der foretages af borgmesteren. Når det antal repræsentanter, der tilkommer de enkelte grupper, er bestemt skal grupperne straks meddele borgmesteren, hvilke personer der udpeges til de dem tilfaldne pladser. Giver en gruppe afkald på sin ret til at få en eller flere repræsentanter, fordeles de ledigblevne pladser mellem de andre grupper på den foran angivne måde.
Stk. 3. Skal valg af medlemmerne til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages både blandt medlemmer og ikke-medlemmer af byrådet, foretages valget af samtlige de medlemmer, byrådet skal vælge, under ét. Grupperne kan i den rækkefølge, som mandaterne tilfalder dem, udpege medlemmer eller ikke-medlemmer af byrådet, indtil den ene eller den anden art af pladserne er besat.
Stk. 4. Ved kommunalbestyrelsens valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende, hvori borgmesteren skal have sæde, regnes borgmesterens plads som den ene af de pladser, der kan tilkomme den gruppe inden for kommunalbestyrelsen, til hvilken borgmesteren hører.
Stk. 5. Dersom et medlem af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende udpeges af byrådet i enighed eller i øvrigt uden afstemning, skal der samtidig træffes bestemmelse om, hvilken gruppe der ved ledighed skal besætte den pågældende plads.
Stk. 6. Udtræder et medlem i valgperiodens løb af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende, hvori han er indvalgt af en bestemt gruppe inden for kommunalbestyrelsen, besættes den ledigblevne plads af den samme gruppe.
§ 14. Byrådets beslutninger indføres under møderne i beslutningsprotokollen af byrådets sekretær. Borgmesteren tilkendegiver, hvad der skal indføres.
Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen og ved sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Dersom det pågældende medlem ved sagens fremsendelse ønsker at ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt, skal han meddele dette til borgmesteren, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen.
Stk. 3. Beslutningsprotokollen, der af et enkelt medlem kan kræves oplæst, underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.
§ 15. Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter borgmesterens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for byrådet i dettes næste møde.
§ 16. Denne forretningsorden træder i kraft den 24. marts 1993.
Stk. 2. Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles i to ordinære byrådsmøder.
Således vedtaget af Aarhus Byråd den 24. marts 1993, som ændret ved vedtagelse i Aarhus Byråd den 21. februar 2007.
Aarhus Byråd