Plejehjem og bosteder lukker ikke ned. Her er der behov for indkøb på næsten vanlig vis.

I den forbindelse kan der dog blive et reduceret behov for varer og tjenesteydelser. Vi vil gerne undgå spild af alles ressourcer i denne tid.

Følgende er blevet besluttet Aarhus Kommune:

Bestillinger foretaget til levering i nedlukningsperioden

Aarhus Kommune har bedt alle institutioner/afdelinger i kommunen om at gennemgå samtlige bestillinger af leverancer på Aarhus Kommunes rammeaftaler både for varekøb som fx toiletpapir og kuglepenne, og tjenesteydelser såsom vikarydelser, håndværkere, konsulenter mv. Det gælder både bestillinger foretaget i True Trade og via andre kanaler.

Den enkelte institution/afdeling tager stilling til, om bestillingerne ønskes annulleret, eller om der fortsat  er behov for, at der leveres efter aftale. Ønskes der afbestilling, tages der kontakt til jer leverandører for at sikre, at dette kan lade sig gøre.

Skal leveringerne gennemføres, skal de pågældende institutioner/afdelinger sikre, at der er nogen til stede ved varemodtagelse.

Særligt vedr. ydelser leveret på kommunens driftskontrakter

Nedlukningen får ligeledes betydning for en række af kommunens driftskontrakter, det vil sige kontrakter, hvor der løbende udføres faste aftalte ydelser på/for kommunen fx. rengøring, special-og skolekørsel og pleje af grønne områder.

Aarhus Kommunes tværmagistratslige kriseledelse har drøftet situationen og har meldt ud, at der i nedlukningsperioden på de 2 uger (regnet fra fredag d. 13. marts 2020) skal ske vanlig betaling af de faste driftsydelser til leverandørerne, uanset hvordan det aftales, at disse skal udføres i nedlukningsperioden. Denne beslutning bunder i et ønske om at sikre en økonomisk stabilitet hos jer leverandører, så der kan ske levering som normalt, når kommunens lokationer igen åbner op. Vi vender tilbage med opdatering på hvorledes situationen ser ud efter de 2 uger og hvis der i øvrigt er relevant information.

Aarhus Kommune har henstillet til, at kommunens institutioner/afdelinger tager en dialog med jer leverandører på områder, hvor normal udførelse ikke kan lade sig gøre, men hvor det måske kan give mening at aftale en anden udførsel end vanligt.  Er der i tillæg til de faste ydelser på kontrakterne sket ekstrabestillinger til udførsel i nedlukningsperioden opfordrer vi ligeledes til en gensidig dialog om en eventuel udskydelse, i tilfælde hvor ydelsen ikke kan udføres som planlagt.

Nedenfor følger en oversigt over nogle af de driftsområder, der er berørt:

  • Pleje af grønne områder/vintertjeneste på kommunes skoler, institutioner, lokalcentre mv.: arbejdet forventes udført som vanligt, da der er tale om arbejde på kommunens udendørsarealer.

  • Kørsel: der vil være en lavere efterspørgsel af kørselsopgaver end vanligt, men afregning sker som normalt.

  • Rengøring: Der vil i perioden være et væsentligt mindre behov for rengøring. Afregning for faste opgaver sker som normalt, men i det omfang det rent praktisk kan lade sig gøre, opfordres der til aftale om en eventuel anden udførsel i perioden.
  • Vask og leje ordninger af fx linned og beklædning: Forventes udført som vanligt, da disse aftaler vedrører institutioner, hvor der fortsat er åbent fx bosteder og plejehjem.
  • Levering af frokost til dagtilbuddene: Afregning skal ske som normalt. Dagtilbuddene bedes aftale med deres leverandører, i hvilket omfang der skal leveres frokost til de adresser, hvor der etableres nødpasning.
  • Aftaler vedrørende lovpligtige eftersyn, fx eftersyn af elevatorer og ventilationsanlæg: Disse eftersyn skal gennemføres, og det er de enkelte lokationers ansvar at sikre, at leverandørerne har adgang til at udføre arbejdet.

Gældende fra uge 14: Information til Aarhus Kommunes leverandører på driftskontrakter:

Under de to første uger med nedlukning har Aarhus Kommune meddelt, at betaling for de faste driftsydelser skulle fortsætte uændret, og vores kontraktholdere har så vidt muligt været i dialog med leverandørerne at aftale anden udførsel af opgaverne, hvis det var muligt.

Aarhus Kommune har fortsat et ønske om at sikre en økonomisk stabilitet hos kommunens leverandører, så der kan ske levering som normalt, når kommunens lokationer igen åbner op.

Betalinger fra og med uge 14

For betaling fra og med mandag i uge 14 (d. 30. marts) og for resten af nedlukningsperioden gælder følgende for de driftskontrakter, hvor der ikke sker levering som vanligt:

Aarhus Kommunes kontraktholdere vil kontakte leverandørerne med henblik på at sikre, at der i betalingen tages højde for såkaldte falde-bort omkostninger (fx benzin til kørsler, der ikke udføres og råvarer til måltider, der ikke leveres) samt effekten fra statens hjælpepakker i det omfang, en leverandør modtager støtte herfra. Det kan i den forbindelse være nødvendigt at inddrage leverandørens revisor i arbejdet med at klarlægge omkostningerne.

A conto betalinger kan indtil videre fortsætte for beløb, der efterfølgende forventes dækket af statens krisepakker.

Vi sætter pris på den fleksibilitet leverandørerne udviser mht. at udskifte de normale leverancer, som vi ikke har brug for med noget, som kommunen har brug for i den nuværende situation. Vi håber, at vi med godt samarbejde og gensidig fleksibilitet kommer bedst mulig gennem den vanskelige situation vi står overfor i den kommende tid.

Hele situationen kan ændre sig, og vi holder Institutioner/afdelinger samt leverandører opdateret løbende, ved ændringer af planer.

Er der spørgsmål til ovenstående bedes I tage kontakt til Aarhus Kommunes kontraktansvarlige.