Vælg

Referat Magistraten 24-08-2020

    Referat fra Magistatens møde den 17. august 2020

    Beslutning
    Intet.
    Sagens forløb
    24-08-2020 Magistraten
    Intet.

    Bilag

    Erfaringer med digitale møder i Aarhus Kommune, som følge af Corona-krisen

    Beslutning
    Fremsendes til Aarhus Byråd med bemærkning, at Magistraten i mødet den 24. august 2020 anbefaler, at byrådet tiltræder Borgmesterens Afdelings indstilling af 14. august 2020.
    Til byrådsbehandlingen belyses i hvilket omfang, der tidligere er gennemført besparelser med henvisning til digitale møder e.l. Det blev fremført, at det burde have været præciseret i overskriften, at indstillingen er foranlediget af et beslutningsforslag fra Venstre, og at indstillingen er forsinket i forhold til de gældende frister.
    Indstillingen tilpasses inden sagen sættes på byrådets dagsorden.
    Resumé
    Byrådet tiltrådte d. 29. april 2020 forslaget fra Venstre om igangsætning af en analyse af hvilke og hvor mange møder, det giver mening at fastholde som digitale møder. Borgmesterens Afdeling har i samarbejde med Aarhus Kommunes Digitaliseringsstyregruppe gennemført undersøgelsen i løbet af juni 2020.
    Undersøgelsen har fokuseret på opsamling af erfaringer med digitale møder i løbet af forårets coronaperiode. Brugen af digitale møder er blot et delelement i digitalt samarbejde, og de digitale tigerspring, som er set på velfærdsområderne, vedrører mere end interne digitale møder. Der er der gjort positive erfaringer med andre typer af digitalt samarbejde med borgerne, som fx digital undervisning, sundhedspleje, træning og jobcentersamtaler. Dette er dog ikke behandlet i dette notat.
    Konklusionen på erfaringsopsamling viser, at der er et effektiviseringspotentiale ved en fastholdelse af digitale møder, såvel som en oplevelse af serviceforbedringer.
    Erfaringsopsamlingen er gennemført digitalt blandt kontorchefer og topledelse i alle magistratsafdelinger, med henblik på at afdække, hvordan kommunen for fremtiden kan anvende den digitale videoplatform bedst muligt.
    Den gennemførte spørgeundersøgelse har fokus på:
    • Anvendelsesgraden af digitale møde- og samarbejdsformer
    • Typer af video-møder, der ses et fastholdelsespotentiale omkring efter corona-perioden
    • Oplevede forbedringer ved brug af digitale møder set i forhold til fysiske møder
    • Udfordringer ved digitale møder samt
    • Relevante fastholdelsesstrategier
    I sammenhæng med den type af digitale møder, som der er et fastholdelsespotentiale omkring, er der udarbejdet specifikke cases med effektiviseringspotentiale ved fastholdelse af digitale møder og effekt på økonomien og klimapåvirkning. Se bilag 1: Beregningsgrundlag og casebeskrivelser. Der er yderligere igangsat en række af indsatser, som understøtter udbredelse og fastholdelse af digitale møder, jf. afsnit 6 Ydelse.
    Indstilling
    Det indstilles:
    At 1) undersøgelsens resultater tages til efterretning
    At 2) de lokale handleplaner for fastholdelse af digitale møder indgår som en del af Effektiviseringskataloget med Borgmesterens Afdeling som ansvarlig
    Sagens forløb
    29-04-2020 Aarhus Byråd
    Fremsendes til Borgmesterens Afdeling med henblik på udarbejdelse af en indstilling, jf. byrådets vedtagelse i mødet den 29. april 2020 om magistratsbehandling af forslaget.

    Sagen bedes tilbagesendt byrådet via Magistraten.
    14-08-2020 Borgmesterens Afdeling påtegning
    Beslutningsforslag besvaret med indstilling fra Borgmesterens Afdeling.
    24-08-2020 Magistraten
    Fremsendes til Aarhus Byråd med bemærkning, at Magistraten i mødet den 24. august 2020 anbefaler, at byrådet tiltræder Borgmesterens Afdelings indstilling af 14. august 2020.
    Til byrådsbehandlingen belyses i hvilket omfang, der tidligere er gennemført besparelser med henvisning til digitale møder e.l. Det blev fremført, at det burde have været præciseret i overskriften, at indstillingen er foranlediget af et beslutningsforslag fra Venstre, og at indstillingen er forsinket i forhold til de gældende frister.
    Indstillingen tilpasses inden sagen sættes på byrådets dagsorden.

    09-09-2020 Aarhus Byråd
    Beslutning ikke frigivet

    Bilag

    Eventuelt

    Beslutning
    Der blev givet en kort status på Coronasituationen. Magistraten besluttede at bede gymnasiernes rektorer om at komme med et bud på hvilke initiativer, der kan tages for at sikre undervisningen her under Coronakrisen. Magistraten er indstillet på at bakke op om, at forslagene vurderes af de statslige myndigheder.
    Forslag til udmøntning af rammerne i det tiårige anlægsprogram ventes udsendt mandag eller tirsdag.
    Sagens forløb
    24-08-2020 Magistraten
    Der blev givet en kort status på Coronasituationen. Magistraten besluttede at bede gymnasiernes rektorer om at komme med et bud på hvilke initiativer, der kan tages for at sikre undervisningen her under Coronakrisen. Magistraten er indstillet på at bakke op om, at forslagene vurderes af de statslige myndigheder.
    Forslag til udmøntning af rammerne i det tiårige anlægsprogram ventes udsendt mandag eller tirsdag.