Tilbage til oversigten

Ansøgningsfrist: 17. august 2020

Holder du af at hjælpe andre med at holde styr på tingene, og trives du med alsidige opgaver? Er du selvstændig, struktureret og en brandgod afslutter? Vil du være en del af et lille selvstændigt sekretariat under vingerne af en stor organisation med rigtigt mange udviklingsmuligheder og sparringspartnere? Så er jobbet om administrativ medarbejder i Kongelunden noget for dig.

Om jobbet:
Som administrativ medarbejder bliver din opgave mangeartet med den gennemgående funktion at holde godt øje med, hvor du kan bidrage til at afslutte, strukturere eller få ender til at nå sammen. Du skal primært hjælpe projektdirektøren og sekretariatet med administrative opgaver, sekretærarbejde, mødebooking og kalenderstyring. Det er i den sammenhæng vigtigt, at arbejdet med møder og kalender håndteres smidigt og grundigt, da en stor del af aktiviteterne kræver megen koordination. Desuden består arbejdet også af praktiske opgaver på sekretariatet, med klargøring til møder og generelt hjælpe til at det hele kører smidigt i en travl hverdag.
 
I rollen ligger også opgaven med at klargøre skriftligt materiale og sikre, at det sendes ud i den rette kvalitet. Herunder kommer du til at hjælpe med at lave beslutningsoplæg til projektets styregrupper og til byrådet. I den sammenhæng er opgaven at afslutte og finpudse opgaver på baggrund af skitser fra projektdirektøren eller andre. På samme måde skal du også svare på henvendelser selvstændigt inden for de områder, du forventes at håndtere.
 
Der vil i projektet være mange deadlines og mange procesplaner. Derfor skal du kunne medvirke til at holde styr på planer og opgaver, så der følges op og opgaverne afsluttes til tiden.

Din profil:
Den ideelle kandidat har en bred erfaring fra lignende roller, fx som chef- eller direktionssekretær i en større offentlig eller privat virksomhed. Du har de både relationelle og systematiske kompetencer der kræves, når der skal koordineres møder med bl.a. borgmestre, rådmænd, direktører og eksterne interessenter. Du er skriftligt stærk og kan selv færdiggøre tekster og svar. Du skal være velbevandret i de gængse it-kontorsystemer og generelt have teknisk flair. Du har formentlig en almen kontoruddannelse, men der kan også være andre relevante baggrunde. Det er helt afgørende, at du finder det motiverende at have en bred opgaveportefølje. Opgaven rummer en del klassisk administrativt arbejde, men den rummer andet og mere end det – både i retning af akademisk arbejde og i retning af piccolinearbejde.

Som person er du dygtig til at koordinere og trives med at der er ambitioner og ting der skal gøres – og at du spiller en rolle i at få det hele til at lykkes. Du forstår, at vejen til at løse opgaven er ved at skabe gode relationer og være imødekommende i arbejdet. Du har et godt overblik, der gør dig i stand til at prioritere, hvad der er vigtigt for sekretariatets sammenhængskraft og effektivitet, og hvad du kan springe let henover. Du arbejder struktureret og er god til at følge op på dine opgaver, ligesom du har modet til at hjælpe dine kolleger med at overholde leverancefrister og andre deadlines. Du skal være loyal og evne at håndtere fortrolighed i processerne.

Derfor skal du vælge os:
Vi tilbyder en varieret og spændende stilling, hvor du bliver en del af et godt fagligt miljø på rådhuset i Aarhus. Det er sjovt, der er bevågenhed, og der er fart på for at nå alt det, vi skal. Vi er et projektteam, der er nystartet, og arbejdet er præget af pionerånd og optimisme.
 
Løn og ansættelsesvilkår:
Løn og ansættelsesvilkår vil være i henhold til gældende overenskomst. Endelig lønfastsættelse sker efter forhandling med den forhandlingsberettigede faglige organisation på baggrund af kvalifikationer.
 
Ugentligt timetal: 37

Der er tale om en tidsbegrænset stilling i perioden 1. oktober 2020 til 31.januar 2025.

Hvis du vil vide mere:
Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til Projektdirektør, Trine Ribergaard Skammelsen på telefon 3055 4788.  Af hensyn til ferie og travlhed, bedes du sende en SMS, hvorefter du vil blive kontaktet.

Ansøgning:
Klik på ”Ansøg” nedenfor for at udfylde og sende din ansøgning. Alle felter med * skal udfyldes. Først når du har modtaget en kvittering pr. e-mail, har vi modtaget din ansøgning.
 
Kopi af eksamensbevis skal vedlægges.
 
Ansøgningsfrist: 17. august 2020
 
Vi forventer, at 1. samtale finder sted 20. august 2020. Evt. 2. samtale efter nærmere aftale.
 
Aarhus Kommune ser mangfoldighed som en styrke. Vi opfordrer derfor alle uanset alder, køn, religion og nationalitet til at søge.

Om os
Udviklingen af Kongelunden er en højt prioriteret strategisk indsats, som er tværgående forankret på i Aarhus Kommune, med henholdsvis en politisk styregruppe med borgmesteren som formand og en administrativ styregruppe med stadsdirektøren som formand. Desuden er Kongelunden omgivet af stærke og engagerede sponsorer. Kongelundens Sekretariat ledes af projektdirektør Trine Ribergaard Skammelsen.

I over 100 år har området omkring Tivoli Friheden, Mindeparken og Stadion givet byens borgere og gæster enestående oplevelser og udfoldelsesmuligheder men det trænger til ny sammenhæng og gennemgribende fornyelse. Med en potentiel kæmpedonation fra Salling Fondene og Lind Invest i ryggen, er blikket rettet mod en vision om at forløse områdets fulde potentiale og kvaliteter for de næste 100 år.

Kongelunden skal udvikles til det største sammenhængende storbynære parkområde i Danmark, med det nye stadion som den centrale katalysator. Geografisk dækker Kongelunden området fra Tivoli Friheden i nord til Varna og den uendelige bro i Syd – i alt et område på størrelse med Tiergarten i Berlin.

Der er etableret et selvstændigt projektsekretariatet, Kongelundens Sekretariat, til at varetage projektudviklingen. Derudover har projektet nære og forpligtende samarbejder på medarbejder- og chefniveau på tværs af Aarhus Kommune. Projektudvikleren vil referere til projektdirektøren.

Du kan læse mere om Kongelunden her.


Aarhus Kommune er Jyllands største arbejdsplads. 28.000 professionelle og passionerede kollegaer arbejder hver dag for, at vi er en god by for alle. Som ansat i Aarhus Kommune gør du visioner til virkelighed og skaber udvikling, fællesskab og trivsel. Her er der respekt for faglighed, plads til mangfoldighed og mulighed for udfoldelse. Vi har ambitioner for byen – og for dig. Kom og vær med!

Leder- og medarbejderroller
I vedlagte link finder du de fælles Leder- og medarbejderroller i Aarhus Kommune:
https://aarhus.dk/job/den-attraktive-arbejdsplads/

De fælles leder- og medarbejderroller giver et blik på de forventninger, der stilles til dig, når du som leder eller medarbejder i Aarhus Kommune skal løse den fælles kerneopgave. Ved at synliggøre de forventninger, der stilles – om du er leder eller medarbejder – håber vi på, at vi sammen kan fastholde et godt arbejdsmiljø, en attraktiv arbejdsplads og en kultur med troværdighed, respekt og engagement Send ansøgning