Udbud af systemer til løn, økonomi og vagtplan afklaret i Aarhus Kommune

De tre systemer økonomi, debitor, løn- og vagtplan blev udbudt i foråret 2022. De tre systemer blev udbudt som tre delaftaler og alle som udbud med forhandling. Kontrakten for hver delaftale blev udbudt for en periode på 8 år med mulighed for forlængelse i yderligere op til 4 år. Prækvalifikation og indledende tilbud blev afgivet i foråret, mens de endelige tilbud og valg af leverandører er gennemført i efteråret 2022. 

Alle de valgte leverandører har budt ind med standard-/rammesystemer.

Det har været én af de vigtigste målsætninger i udbuddet, at understøttelsen af slutbrugerne og deres arbejdsopgaver skal forbedres. Med andre ord for de mange decentrale brugere i Aarhus Kommune, såsom førstelinjeledere, administrative medarbejdere samt alle de medarbejdere, der selv skal indberette ferie, sygdom mv.

En anden vigtig målsætning for Aarhus Kommune har været adgang til nye teknologiske løsninger, som kan udnyttes til at automatisere, skabe mere effektive arbejdsgange og aflaste administrative opgaver decentralt. Vurderingen er, at de muligheder er til stede i de valgte løsninger. 

Det er lovpligtigt at udbyde ERP-systemerne – som de kaldes med en fælles betegnelse – da kontrakterne ligger over udbudsgrænsen. Men et udbud er samtidig en anledning til at revurdere en væsentlig del af kommunens systemlandskab og skabe grundlag for yderligere digitalisering og effektivisering. 

Økonomidirektør i Aarhus Kommune Peter Pedersen: ”Det er altid en spændende og interessant proces, når vi udbyder centrale systemer, fordi den løbende udvikling giver os en ekstra mulighed for at se kritisk på vores arbejdsprocesser, og hvordan vi bedst kan understøtte og optimere dem. Ovenpå en længere granskning af de tilbud vi havde, føler vi os overbeviste om, at vores nye valg af leverandører vil sikre, at Aarhus Kommune er klar til at tage de næste skridt i den digitale udvikling.”

Næste fase for Aarhus Kommune bliver at gøre klar til implementeringen af de tre systemer, så man er bedst muligt forberedt til at gå i drift.

Fakta

  • Økonomi: KMD (overgang ny aftale 1/1-2024, ny platform 2025-2026)
  • Debitor: KMD (overgang ny aftale 1/1-2024, ny platform 2025-2026)
  • Løn og vagtplan: EG (overgang 1/1-2025)

Der er valgt samme leverandørerne som tidligere i forhold til økonomi, debitor, mens der skiftes leverandør og system på løn og vagtplan.

ERP står for Enterprise resource planning. Betegnelsen dækker over centrale IT-systemer, der håndterer væsentlige dele af en virksomheds funktionsområde