Henvendelse eller klage til Børn og Unge

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

• Behandle din henvendelse eller klage vedrørende Børn og Unges myndighedsområde
• Journalisering, sagsstyring, sagsbehandling og eventuelt kommunikations med dig i forbindelse med din henvendelse eller klage
• Samt i forbindelse med opfyldelse af reglerne om aktindsigt i forvaltningsloven og offentlighedsloven.

Reglerne for vores behandling af dine personoplysninger følger af nedenstående lovgivning:

• Forvaltningslovens § 7 samt kap. 4
• Offentlighedslovens § 13, § 15 samt kap. 2
• Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c og e samt art. 9, stk. 2, litra f og artikel 10
• Databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og 2 samt § 11
• Samt princippet om god forvaltningsskik

Børn og Unge behandler følgende kategorier af personoplysninger om dit barn og dig:

• Almindelige personoplysninger, som bl.a. kan være navn, adresse, kontaktinformationer, familiære forhold, forældremyndighed, billeder, komme og gå registreringer i dagtilbud, indkomstforhold ved ansøgning om tilskud, oplysninger om barnets kompetencer og trivsel fagligt og socialt, oplysninger der indgår i dialogen mellem institutionen/Børn og Unge og hjemmet m.v.
• Følsømme personoplysninger, som bl.a. kan være helbredsoplysninger.
• Fortrolige oplysninger, som bl.a. kan være CPR-nummer og barnets eventuelle lovovertrædelser, som måtte være relevante i forbindelse med indsatser for barnet.

Børn og Unge videregiver eller overlader dit barns og dine personoplysninger til følgende modtagere:

• Børn og Unges databehandlere, der opbevarer personoplysninger i sikre systemer på vegne af Børn og Unge på baggrund af en lovpligtig databehandleraftale. Oplysningerne i elektronisk form er fysisk opbevaret sikkert hos vores leverandører.
• I det tilfælde, hvor din henvendelse ikke er stilet til rette myndighed, videresender Børn og Unge din henvendelse til rette myndighed i overensstemmelse med forvaltningslovens § 7.
• Såfremt din henvendelse eller klage vedrører et konkret barn, hvor der er fælles forældremyndighed, modtager øvrig forældremyndighedsindehaver tillige en orientering i form af en kopi af Børn og Unges besvarelse.

Det er dig, som giver Børn og Unge personoplysninger i forbindelse med din henvendelse eller klage. For at behandle din henvendelse eller klage, kan det være nødvendigt at indhente oplysninger fra andre kontorer eller enheder i Børn og Unge fx dit barns institution, skole eller klub mv. 

I situationer, hvor det er nødvendigt for at Børn og Unge kan løse sine opgaver, kan vi også få personoplysninger fra andre magistratsafdelinger i Aarhus Kommune.

Vi får i visse tilfælde også nødvendige personoplysninger fra andre offentlige myndigheder:

• Oplysninger fra CPR-registret

Behandlingen af dit barns og dine personoplysninger i forbindelse med henvendelser og klager sker i Børn og Unges sagbehandlingssystem.

Som offentlig myndighed har vi pligt til at journalisere ind- og udgående post efter offentlighedslovens regler.

I de tilfælde hvor det er nødvendigt, sagligt eller lovpligtigt vil Børn og Unge samle relevante oplysninger fra ovenstående behandling i barnets digitale mappe, for at sikre barnets trivsel og udvikling. Den digitale mappe slettes 10 år efter barnet er gået ud af den enkelte enhed.

Børn og Unge opbevarer dit barns og dine personoplysninger så længe det er nødvendigt og sagligt for at opfylde de formål, der er angivet under afsnit 1. Derudover er Børn og Unge pålagt at opbevare personoplysningerne, indtil overlevering til arkiv efter arkivlovens regler. Vi kan på nuværende tidspunkt ikke sige, hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger i forbindelse med henvendelser og klager. Det afhænger af, hvornår vi konkret afleverer personoplysningerne til arkivmyndighederne.

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dit barn og dig. 

Du har ret til at anmode om indsigt i oplysningerne vi har om dig. Du har også ret til at anmode om berigtigelse eller sletning af oplysninger, og du kan også bede om en begrænsning af behandlingen af oplysningerne. Retten til sletning af oplysninger hos offentlige myndigheder er begrænset på grund af reglerne om journalisering og arkivering.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte Børn og Unge på sikker mail her.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk

Hvis du har spørgsmål – sådan kontakter du Børn og Unge

Hvis du har spørgsmål til Børn og Unges behandling af dine personoplysninger kan du kontakte Aarhus Kommunens databeskyttelsesrådgiver på sikker mail her.