Indskrivning i dagtilbud, skole, klub og ungdomsskole

Dit barn går i eller skal starte i et af Børn og Unges dag-, SFO- og klubtilbud, i en folkeskole, eller ungdomsskole.

Børn og Unge arbejder ud fra et 0-18 års perspektiv, og du modtager her oplysninger om hvordan vi håndterer dit barns og dine personoplysninger. Alt efter hvilken type tilbud dit barn er indskrevet i, behandler Børn og Unge personoplysninger til følgende formål:

• Hvis dit barn går i et dag-, SFO- og klubtilbud behandler vi oplysninger for at opfylde reglerne i dagtilbudsloven for bl.a. at
• fremme trivsel, udvikling og læring,
• give familier fleksibilitet med hensyn til tilbud og tilskud
• forebygge negativ social arv og eksklusion
• gøre overgange mellem tilbuddene sammenhængende

• Hvis dit barn går i folkeskole behandler vi oplysninger for at opfylde reglerne i folkeskoleloven for bl.a. at
  • samarbejde med forældrene og give eleverne kundskaber og færdigheder
  • fremme den enkelte elevs trivsel og udvikling
  • skabe rammer for oplevelse, fordybelse og virkelyst
  • forberede eleverne til deltagelse, medansvar, rettigheder og pligter i samfundet
• Hvis dit barn går i ungdomsskole behandler vi oplysninger for at opfylde reglerne i ungdomsskoleloven for bl.a. at
  • give unge mulighed for at uddybe deres kundskaber, dygtiggøre dem til samfundslivet og bidrage til indhold i tilværelsen, samt udvikle deres evne til aktiv medvirken i samfundet.
    
    
• Hvis dit barn går i et særligt dag- og klubtilbud eller specialskole, behandler vi oplysningerne for at opfylde reglerne i barnets lov og folkeskoleloven ved bl.a. at
  • tilrettelægge hjælp til børn, der på grund af betydelig og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne har behov for hjælp eller særlig støtte i særlige dag- og klubtilbud eller skole (herunder at dit barns fornavn og billede kan indgå i sproglige støtteaps, hos klassekammerater og lign. som ikke selv har et sprog)
    
    
• Derudover for at administrere barnets indskrivning hos Aarhus Kommune, samt for at opfylde reglerne i offentlighedsloven, forvaltningsloven og arkivlovloven om bl.a. journaliseringspligt, notatpligt, aktindsigt og arkivering, samt for at overholde lovpligtige indrapporteringer af karakterer og resultater fra sprogprøver fra udsatte boligområder, samt for at efterleve Bekendtgørelse om elevers fravær fra undervisningen i folkeskolen i forhold til ulovlig fraværs eventuelle indvirkning på udbetaling af børne- og ungeydelse.
  
  
• At støtte op om udarbejdelse af statistikker og videnskabelige undersøgelser til understøttelse af arbejdet med: aktindsigter, byrådsforespørgsler, budgetmodeller og økonomianalyser, udvikling af kommunes tilbud, ressourceplanlægninger, evaluering og forbedring af vores indsatsstrategier, og til bidrag ind i vores myndighedsopgaver og faktiske forvaltningsvirksomhed. Der offentliggøres ikke resultater, hvor det enkelte barn kan identificeres, og kun yderst få medarbejdere har adgang til oplysningerne ved udarbejdelsen af statistikkerne. 
  
  
• I Børn og Unges dag-, SFO- og klubtilbud, skoler og ungdomsskole er det ofte en naturlig del af myndighedsudøvelsen at dokumentere med billeder eller video, hvordan vi arbejder og hvilke aktiviteter, som børnene og de unge har deltaget i. Det kan f.eks. dreje sig om billeder af arrangementer, undervisning, udflugter, samt almindelige dagligdagsaktiviteter i tilbuddene. Billeder og video kan blive vist på f.eks. Aula i gallerier, eller på tilbuddenes hjemmesider. Børn og Unge tager altid kun harmløse billeder af børn og unge, som ikke udstiller, krænker eller udnytter barnet, og det er Børn og Unges politik, at vi lytter til forældrene hvis nogen har indsigelse mod anvendelsen af billeder af deres barn.
• I Børn og Unges tilbud anvendes der nogle steder billeder til at udarbejde et fotoalbum med billeder af barnet fra tiden i tilbuddet. Denne gives, med hjemmel i samfundsinteresse, til det enkelte barn som afskedsgave, når barnet går ud af tilbuddet.

• Derudover kan dit barn indgå i videooptagelser, hvis afdelingen, barnet er indskrevet, i anvender videooptagelser i sit faglige arbejde, med henblik på at give det pædagogiske personale faglig sparring om deres faglighed/evner. Der vil i dette muligvis indgå videooptagelser af børnene – og eventuelt også dit barn. Der vil kun blive optaget helt almindelige dagligdagssituationer, og der vil ikke blive set på videoerne med henblik på at kigge på det enkelte barn. Det er den ansattes faglige arbejde, der er fokus på. Optagelserne vil udelukkende blive anvendt internt i afdelingen og vil ikke blive fremvist for andre end det pædagogiske personale der indgår i den faglige sparring for den ansatte.

Reglerne for vores behandling af personoplysninger følger af dagtilbudsloven, folkeskoleloven, ungdomsskoleloven, barnets lov kapitel 8, offentlighedsloven og forvaltningsloven, arkivloven, databeskyttelsesforordningen (artikel 6, stk. 1, litra a, c og e, samt artikel 9, stk. 2, litra a, f og j) og databeskyttelsesloven (§8, § 10 og § 11), og til disse tilhørende bekendtgørelser.

Børn og Unge behandler følgende kategorier af personoplysninger om dit barn og dig:

• Almindelige personoplysninger, som bl.a. kan være navn, adresse, kontaktinformationer, familiære forhold, forældremyndighed, billeder og video, komme og gå registreringer i dagtilbud, fraværsoplysninger i skoleregi, indkomstforhold ved ansøgning om tilskud, oplysninger og pædagogiske noter om barnets kompetencer og trivsel fagligt og socialt, vurderinger og test- og prøveresultater, oplysninger der indgår i dialogen mellem enheden/Børn og Unge og hjemmet m.v.
• Følsømme personoplysninger, som bl.a. kan være helbredsoplysninger.
• Fortrolige oplysninger, som bl.a. kan være CPR-nummer og barnets eventuelle lovovertrædelser, som måtte være relevante i forbindelse med indsatser for barnet.

Børn og Unge videregiver eller overlader dit barns og dine personoplysninger til følgende modtagere:

• Børn og Unges databehandlere, der opbevarer personoplysninger sikkert på vegne af Børn og Unge på baggrund af en lovpligtig databehandleraftale.
• Endvidere videregives der nødvendige oplysninger til Google i forbindelse med deres levering af kontorpakkeværktøjet. Der kan læses om Googles behandling i forbindelse med levering af kontorpakkeværktøjet og elevernes anvendelse af Chromebooks her Privatlivspolitik – Privatliv og vilkår – Google og Google Cloud Privacy Notice, dog med undtagelse af, at der ikke benyttes oplysninger til udvikling af nye tjenester, jf. aftale mellem Aarhus Kommune og Google. Ydermere videregiver vi også personoplysninger til Google som selvstændig dataansvarlig i forbindelse med Googles overvågning af ”Child Sexual Abuse Material (CSAM)”
• Andre selvstændigt dataansvarlige myndigheder
• Til private tilbud, herunder private dagtilbud, puljeordninger, frie grundskoler og privatskoler
• Selvstændigt dataansvarlige forskere der udfører samfundsmæssig interessant forskning og statistik.

Hvis Børn og Unge efter en konkret vurdering videregiver oplysninger til en anden selvstændig dataansvarlig, har denne ansvaret for, at du får besked om, at der er indsamlet personoplysninger ved Børn og Unge. En sådan videregivelse vil kun finde sted i overensstemmelse med lovgivningen, og vil altid kun omfatte nødvendige relevante data. For videregivelser til forskere gælder altid at en eventuel offentliggørelse af undersøgelsens resultat ikke må ske på en sådan måde, at det er muligt at identificere enkeltpersoner.

Intern udveksling af oplysninger i kommunen

For at sikre den bedste understøttelse af arbejdet med børn og unge arbejder Børn og Unge ud fra et 0-18 års perspektiv, som giver Børn og Unge det bedste grundlag for samarbejde, videndeling og inddragelse af forældre.

I Børn og Unge udveksler vi derfor personoplysninger, når udveksling af personoplysninger er nødvendig for de opgaver, som Børn og Unge er pålagt at varetage som myndighed. Børn og Unges enheder udveksler f.eks. personoplysninger i overgangen fra dagtilbud til skole. Det gør vi for at sikre barnet de bedst mulige rammer og et godt tværfagligt samarbejde i vores tilbud. Tilsvarende udveksling af kan finde sted til andre relevante afdelinger i Aarhus Kommune f.eks. Sociale Forhold og Beskæftigelse, når det er nødvendigt i forbindelse med Børn og Unges opgaver.

Børn og Unges behandling af personoplysningerne sker i enkelte af de beskrevne behandlinger hos databehandlere uden for EU og EØS. De lovmæssige grundlag for overførsler til disse databehandlere er at der er indgået en EU standardkontrakt med databehandleren. Du kan bede om en kopi af overførselsgrundlaget ved henvendelse til post@mbu.aarhus.dk.

Det er overvejende dit barn og dig som forælder, der giver Børn og Unge personoplysninger. I situationer, hvor det er nødvendigt for at Børn og Unge kan løse sine opgaver, kan vi også få personoplysninger fra andre magistratsafdelinger i Aarhus Kommune, f.eks. fra Sociale Forhold og Beskæftigelse.

Vi får i visse tilfælde også nødvendige personoplysninger fra andre offentlige myndigheder:

• Oplysninger fra CPR-registret
• Oplysninger om resultater fra nationale tests fra Børne- og Undervisningsministeriet
• Oplysninger fra SKAT i tilfælde af ansøgning om økonomisk friplads
• Andre kommuner (hvis dit barn og dig f.eks. er tilflyttet fra en anden kommune

Behandlingen af dine og dit barns personoplysninger sker bl.a. i administrations- og pladsanvisningssystemer, kommunikations- og læringsplatforme, mødereferater og noter i børne- og elevmapper, pædagogisk kontorpakke, i pædagogiske vurderinger, samt diverse digitale trivselsværktøjer, faglige test og læremidler.

Børn og Unge opbevarer dit barns og dine personoplysninger så længe det er nødvendigt, sagligt eller lovpligtigt for at opfylde de faglige formål, der er angivet under første afsnit om formål.

• Børne-/elev-/ungemapper slettes 10 år efter barnet er gået ud af det enkelte enhed
• Indskrivningsoplysninger slettes 10 år efter barnet er gået ud af det enkelte enhed
• Trivsels- kompetence og udviklingsværktøjer, hvor vi sletter data hurtigst muligt i vores systemer. For disse værktøjer vil dette afhænge af formålet med den specifik anvendelse. Under alle omstændigheder gælder det, at data slettes når barnet forlader enheden.
• Støtteværktøjer til børn i specialtilbud, hvor vi sletter i løsningen hurtigt muligt efter anvendelsen er stoppet.
• Videooptagelser til personalets faglige sparring om den ansattes faglighed/evner, hvor vi sletter hurtigt muligt efter sparringen.
• Videooptagelser til midlertidige pædagogiske noter slettes senest 30 dage efter optagelsen
• Diverse digitale læremidler og digitale faglige tests, hvor data slettes i løsningen senest et år efter barnet er gået ud af enheden
• Resultat fra de lovpligtige nationale tests slettes et år efter afsluttet grundskole
• Pædagogisk kontorpakke og læringsplatform hvor indhold slettes i løsningen senest seks måneder efter barnet er gået ud af enheden
• Oplysninger i Aula slettes i løsningen 15 måneder efter barn/elev/forælder har mistet tilknytningen til alle tilbud (dog gemmes komme- og gå oplysninger, samt fraværsoplysninger jf. nedenstående)
• Resultat fra den lovpligtige ordblindetest slettes 15 år efter udførelsen
• Resultat fra eventuelt udført sprogscreening slettes 10 år efter barnet er gået ud af Aarhus Kommunes folkeskole
• Betalingsoplysninger fra ungdomsskoleindskrivning gemmes i fem år fra udgangen af betalingsåret.
• Evt. udarbejdede læringsbeviser slettes når eleven bliver 25 år.

I de tilfælde hvor det er nødvendigt, sagligt eller lovpligtigt vil Børn og Unge samle relevante oplysninger fra ovenstående løsninger i barnets digitale mappe, for at sikre barnets trivsel og udvikling. Den digitale mappe slettes 10 år efter barnet er gået ud af den enkelte enhed.

For nedenstående oplysninger gælder desuden at oplysningerne gemmes længere end det faglige formål kræver. Oplysninger gemmes i denne længere opbevaring kun til statistiske formål som beskrevet i første afsnit, og oplysninger gemmes i op til 10 år efter barnet har haft sidste indskrivning i et at Børn og Unges tilbud.

• Komme- og gåoplysninger fra Aula i dagtilbud og SFO
• Fraværsoplysninger fra Aula i skole
• Sprogvurderinger fra dagtilbud og skole
• Dialoghjulsoplysninger, samspilsoplysninger og andre oplysninger om læreplanstemaer fra dagtilbud
• Oplysninger om unilogin og it-brugerkonto

Dog gælder det for følgende, at data ikke slettes, da der er bevaringspligt:

• Afgangsbeviser

Børn og Unge anvender automatiske afgørelser, herunder profilering ved:

• Ansøgninger om økonomisk friplads: Børn og Unge modtager oplysninger om månedsindkomst og årsindkomst fra SKAT. Disse indkomstoplysninger kommes ind i en tabel, hvor systemet udregner hvad indkomsten kan medføre i økonomisk fripladsprocent. Tilsvarende sker ved den månedlige og årlige kontrol af indkomsten i forhold til eventuel tilbagebetaling. Denne automatiske behandling følger af lov.
• Ordblindetest af børn: På baggrund besvarelserne identificerer systemet automatisk barnets sproglige kompetencer. Det betyder, at Børn og Unge hurtigt kan identificere eventuelle indsatsområder og give dit barn den bedste mulighed for optimal læring, udvikling og trivsel.

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dit barn og dig. 

Du har ret til at anmode om indsigt i oplysningerne vi har om dig. Du har også ret til at anmode om berigtigelse eller sletning af oplysninger, og du kan også bede om en begrænsning af behandlingen af oplysningerne. Du skal dog være opmærksom på, at kommunen typisk er forpligtet til at gemme de oplysninger vi har noteret om dig, indtil den ovennævnte slettefrist indtræder.

Du har i forbindelse med de automatiske behandlinger, der er beskrevet i forrige afsnit, ret til at eventuelle afgørelser ikke alene er baseret på den automatiske behandling.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 21.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte Børn og Unge på sikker mail her.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk

Hvis du har spørgsmål – sådan kontakter du Børn og Unge

Hvis du har spørgsmål til Børn og Unges behandling af dine personoplysninger kan du kontakte Børn og Unge på sikker mail her.