Oplysning om behandling af persondata i udbudsmateriale og kontrakter

I det omfang, der i tilbuddet medsendes personoplysninger om relevante medarbejder fx i form af deres CV’er, bedes I henvise disse til at gøre sig bekendt med informationerne på vores hjemmeside ved at videresende dette link til disse: www.aarhus.dk/databeskyttelse

Oplysning om behandling af persondata

I forbindelse med vores udbud og indkøb modtager vi personoplysninger om medarbejderes hos  de virksomheder som ansøger om at afgive og afgiver tilbud til os.

I den forbindelse skal vi ifølge databeskyttelsesforordningen informere om en række detaljer i vores behandling af dine personoplysninger og dine rettigheder i den forbindelse.

Vi kan dog undlade at underrette dig om dine rettigheder, hvis du allerede har fået den information, som vi er forpligtet til at give. Det vil f.eks. være tilfældet, hvis det er dig selv, der som kontaktperson fremsender ansøgningen/afgiver tilbuddet og derfor selv har indtastet oplysningerne, ligesom det vil være tilfældet, når din arbejdsgiver har henvist dig til nærværende hjemmeside for informationer om behandlingen af dine personoplysninger.

Hvilke oplysninger behandles og hvorfor?

Som offentlig ordregiver er vi forpligtet til at konkurrenceudsætte vores indkøb af ydelser og opgaver jf. udbudsloven og tilbudsloven. For at kunne bedømme, hvilken virksomhed den ydelse/udbudte opgave skal tildeles behandler vi en række oplysninger, herunder personoplysninger.

Vi  behandler alene de personoplysninger, som ansøger eller tilbudsgiver har fremsendt til os i forbindelse med udbuds gennemførelse og det konkret tilbud.

Personoplysningerne vil typisk være almindelige personhenførbare oplysninger i form af navn, adresse, telefonnummer, e-mail. Hvis vi i forbindelse med et udbud efter spørger CV’er på relevante medarbejdere, behandler vi endvidere personoplysninger om uddannelse, nuværende og tidligere ansættelser samt erfaringer fra tidligere opgaver, som personen har udført.

Vi videregiver personoplysninger til andre, når vi er berettigede eller forpligtede til det. Eksempelvis til andre ordregivere, der deltager i udbuddet, eksterne rådgivere som bistår i forbindelse med udbuddet, Klagenævnet for Udbud i forbindelse med behandlingen af klager over et udbud. Ved aktindsigtsanmodninger i tilbud og aftaler søges personoplysninger altid anonymiseret i videst mulige omfang. Vi overlader desuden personoplysningerne til vores leverandører (databehandlere), der opbevarer oplysningerne sikkert i elektronisk form.

Vores behandling af personoplysninger er lovhjemlet i databeskyttelses­forord­ningens artikel 6, stk. 1, litra e) om behandling, der er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse.

Rettigheder

Du har ret til at anmode om indsigt i oplysningerne, som Indkøbsafdelingen behandler. Der kan endvidere anmodes om berigtigelse eller sletning af oplysninger, og der kan også anmodes om en begrænsning af behandlingen af oplysningerne.

Du skal dog være opmærksom på, at vi kun sjældent vil kunne imødekomme en anmodning om sletning. For det første kan sletning kun finde sted i det omfang, det ikke er i strid med arkivloven med dertil hørende bekendtgørelser, og for det andet er Indkøbsafdelingen forpligtet til at gemme de oplysningerne, indtil de ikke længere har administrativ eller retslig betydning og et eventuelt arkiveringskrav er opfyldt. Det er derfor ikke muligt for os på nuværende tidspunkt at sige, hvor længe vi vil opbevare de afgivne personoplysninger.

Hvem er ansvarlig for behandlingen?

Den dataansvarlige er:

Aarhus Kommune
Teknik og Miljø

Økonomi og Indkøb
Karen Blixens Boulevard 7
8220 Brabrand

Telefon: 89404400
E-mail: okonomiindkob@mtm.aarhus.dk

Har du spørgsmål i forbindelse vores behandlinger af dine oplysninger, kan du kontakte os.  Hvis du har mere generelle spørgsmål til vores behandling af sine personoplysninger, kan du også kontakte Aarhus Kommunes databeskyttelsesrådgiver på e-mail: databeskyttelsesraadgiver@aarhus.dk.

Du skal slutteligt vide, at det er muligt at klage til Datatilsynet over behandlingen af personoplysningerne.