Flere initiativer skal minimere gener efter lukning af MinEjendom

Den 14. september lukkede Teknik og Miljø kommunens byggesagsarkiv MinEjendom som følge af et datalæk i systemet. Forvaltningen er nu i gang med at indkøbe et helt nyt system, der sikkert kan håndtere offentlighedens adgang til byggesager. Det forventes at være klar til drift i januar 2022.

Indtil da har Teknik og Miljø besluttet at opkvalificere ti byggesagsbehandlere, som skal hjælpe med at håndtere den bunke af aktindsigter, der endnu ikke er besvaret, siden MinEjendom blev lukket ned. Initiativet er en del af en samlet handlingsplan, som skal forkorte sagsbehandlingstiden for dem, der vil have fat i byggesager, tegninger og andre dokumenter, som før var offentligt tilgængelige.

Det er en rigtig ærgerlig situation, og vi gør alt, hvad vi kan for at minimere generne for de virksomheder og borgere, som skal bruge dokumenter fra byggesagsarkivet. Vi har omprioriteret vores ressourcer og sat markant ind for at håndtere de mange aktindsigter, så vi er flere hænder på den opgave. Men vi kommer ikke udenom, at mange vil opleve at skulle vente, og at vores prioritering får mærkbar betydning for vores øvrige sagsbehandlingstid på bl.a. byggetilladelser, som ellers ligger på et rigtig pænt niveau lige nu,
Ann Hamborg, afdelingschef i Byggeri.

Der er kommet flere end 900 anmodninger om aktindsigt, siden Teknik og Miljø valgte at lukke for offentlighedens adgang til byggesagsarkivet. Foreløbigt er lidt mere end halvdelen af dem behandlet. Der er altså fortsat en stor pukkel af aktindsigter, som Byggeri skal have besvaret.

Effektiv arbejdsgang og ny hotline

Der er iværksat flere initiativer for at gøre ventetiden kortere. Der er bl.a. indført en intern arbejdsgang, hvor aktindsigterne screenes og fordeles til medarbejderne efter, hvor komplekse de er at besvare. Det skal gøre, at ressourcerne bruges mest effektivt, så sagerne bliver behandlet så hurtigt som muligt.

Generelt kommer vi desværre ikke til at kunne give et bud på, hvor lang en ventetid man vil opleve, da det afhænger af, hvor omfattende aktindsigten er. Nogle aktindsigter kan tage en halv time at besvare, andre flere dage, og vi behandler dem i den rækkefølge, de kommer ind. Vi opfordrer til, at man kun ansøger om de specifikke dokumenter, man han brug for, og at man er meget præcis, når man beder om aktindsigt. Er det f.eks. en plantegning eller en facadetegning, og hvilken adresse er der tale om. Jo mere konkret man er, jo hurtigere kan vi levere. Og så er det en god idé at notere et telefonnummer, så vi hurtigt kan få kontakt, hvis det ikke fremgår præcist, hvad der er brug for,
Ann Hamborg.

Byggeri er desuden på vej med en telefonisk hotline til både virksomheder og borgere, der her og nu vil kunne få aktindsigt i et mindre antal bygge- og kloaktegninger. Her vil det blive muligt at ringe til Byggeri dagligt fra kl. 9-14 og bede om at få specifikke tegninger tilsendt. Hotlinen vil blive betjent af byggesagsbehandlere og forventes at være oppe at køre inden 1. november.

Teknik og Miljø arbejder på at genåbne MinEjendom hurtigst muligt i det nye år.