Servicestandarder - Teknik og Miljø

  • Hvilke typer forespørgsler modtager man fra foreninger/organisationer og virksomheder i de forskellige afdelinger?

Teknik og Miljø modtager en række forskelligartede henvendelser fra borgere, virksomheder og organisationer i forbindelse med formel myndighedsbehandling og uopfordret.
Eksempler er:
- Beboerforeningers henvendelser om aktuelle og planlagte lokalplaner
- Organisationer og virksomheders henvendelser om arrangementstilladelser
- Virksomheders henvendelser om mulige byggesager, grundsalg og byggemodninger
- Foreningers henvendelser om medborgerskabsinitiativer

  • Hvad er praksis for kvitteringsskrivelse når man modtager en sådan henvendelse?

Alle henvendelser journaliseres i eDoc og ansøger får en mailkvittering for modtagelsen. Sagsbehandler orienterer relevante aktører i Teknik og Miljø og Aarhus Kommune samt Kommunikation og Ledelsessekretariatet, såfremt henvendelsen har politisk karakter eller kræver pressehåndtering.

  • Hvad er praksis for at orientere selvsamme om hvornår de kan forvente svar?

Svarfristen for skriftlige og telefoniske henvendelser til Teknik og Miljø er 24 timer, hvilket fremgår af kvitteringsskrivelsen.

  • Hvad er praksis for, at orientere når svarfristen ikke kan overholdes?

Ansøger får skriftlig tilbagemelding med begrundelse for manglende overholdelse af svarfrist samt om muligt ny forventet dato for tilbagemelding

  • Særlig i MTM bedes der lagt vægt på hvad serviceniveauet og tilfredsheden er på lokalplanssager og VVM analyser?

Teknik og Miljø gennemfører frem mod årsskiftet 2020/2021 en fuld digitalisering af lokalplaner med henblik på etablering af servicemål under hensyntagen til planernes kompleksitet.

Plan har indført en forenklet procedure for modtagelse af sager med henblik på en hurtig afklaring af om sager er lokalplanpligtige, om de kan løses som en byggesag, om de nødvendigvis må afvente en igangværende kommuneplanlægning eller om de må gives et begrundet afslag. Det er Plans ambition at en ansøger, der kan fremsende en aftale med en grundejer om udvikling
af et område kan modtage et svar på sin henvendelse indenfor 5 – 6 uger.

Serviceniveauet for sagsbehandlingstider for lokalplansager er fremadrettet opdelt under hensyntagen til sagernes kompleksitet (sager i hhv. kategori A, B og C-proces, hvor A-sager er de mest komplekse og udgør ca. 90 pct. af den samlede sagsmængde i Plan):

I 1. kvartal 2019 har 3 planer fulgt B-proces og 1 plan C-proces. Forventningen er at antallet af B-planer i 2019 vil ligge på 5-10 og C-proces på knap 5 planer.

For sager i B-proces behandles forslag til lokalplan politisk mens endelig vedtagelse behandles administrativt. For sager i C-proces behandles både forslag og endelig vedtagelse administrativt.

Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for sager i A-proces er fastlagt til 10-12 måneder, når plangrundlag er afklaret, dvs. efter afklaringsfasen.

I den almindelige lokalplanproces er fasen med politisk behandling og høring estimeret til 26-30 uger, svarende til 7-8 måneder.

Fasen med politisk behandling og høring for kategori C planer er estimeret til 10-14 uger, svarende til 2,5-3,5 måneder. Kategori C lokalplanerne vil således kunne offentliggøres ca. 4 måneder tidligere end A-proces til gavn for interessenterne.

Fasen med politisk behandling og høring for kategori B planer tager 18-22 uger, svarende til ca. 5 måneder. Der spares dermed 1-2 måneder.

Serviceniveauet er understøttet af en offentlig tilgængelig vejledning til bygherrer om lokalplanlægningens faser samt dialoger understøttet af 360-graders værktøjet. Det valgte fagsystem kan udbygges til at håndtere VVM-området. Teknik og Miljø kan på denne baggrund aktuelt ikke besvare et konkret serviceniveau og tilfredshedsmålinger for de nævnte sager og VVManalyser.

Servicestandarder - Byggeris økonomi

Servicemål for Byggeri for 2019 fremgår af dette link:
https://aarhus.dk/virksomhed/byggeri-og-grunde/byggeri/servicemaal-forbyggesagsbehandling/

Den nuværende målopfyldelse for servicemål for erhvervsrettet byggesagsbehandling fremgår af:
https://ledelsesinformation.aarhuskommune.dk/aarhus-i-tal/default.aspx?doc=vfs://Global/Byggesagsbehandling-sagsbehandlingstid.xview

På mødet i Byrådet d. 24. april 2019 blev under punktet ”Diverse regnskabsmæssige forhold med relation til forventet regnskab 2018” fremlagt følgende om Byggeris økonomi:I 2020 og frem er der budgetlagt 6,5 mio. kr. over rammen, svarende til 7 mio. kr. over rammen i Byggeri og 0,5 mio. kr. i afdrag på gæld.

Forligskredsen bag budget 2019-2022 har besluttet at tildele Byggeri 7 mio. kr. i seks år i forbindelse med regnskabsafslutningen. Gældssaneringen vil derfor kunne finansieres indenfor Plan og Miljøs budget i seks år. Finansiering herefter er uafklaret.

Gældssaneringen vil kræve at budgettet reduceres permanent med netto 0,9 mio. kr. årligt.

I budgetforliget for 2016 blev der yderligere reserveret 1 mio. kr. til at etablere en tilbagebetalingsordning, hvor gebyret for byggesagsbehandling ved mindre sager frafaldes, hvis tidsfristerne for sagsbehandling ikke overholdes.

Det har ikke været muligt i praksis at etablere en sådan ordning, og den reserverede 1 mio. kr. er indtil videre blevet afleveret tilbage til kommunekassen ved regnskabsafslutningen.

Byrådet besluttede, at den reserverede 1 mio. kr. i stedet anvendes til gældssanering, da den ønskede tilbagebetalingsordning ikke er mulig at
etablere.

Dannelsen af Plan, Byggeri og Miljø giver mulighed for en mere robust økonomisk styring og øger mulighederne for fremadrettet at skabe økonomisk balance på området. Der er ved regnskab 2018 besluttet et midlertidigt rammeløft i 2019-2024 af områdets økonomi på 7 mio. kr. Det er finansieret af midler fra indsatsen vedrørende korrekte data (indtægtsdækket BBR).

Der er vedtaget en gældssanering, så Plan, Byggeri og Miljøs gæld på 45 mio. kr. er annulleret. Gældssaneringsaftalen dækker hele forvaltningen Plan, Byggeri og Miljø og koster en årlig og permanent reduktion af driftsbudgettet på 1,4 mio. kr.

Med gældssaneringen er det Byggeris forventning, at servicemål for sagsbehandlingstider i højere grad kan opfyldes.

Det skal i den forbindelse oplyses, at andelen af tilfredse eller meget tilfredse byggesagsansøgere (private og erhverv) er steget, fra 55% i 2015 til 82% pr. april, 2019:
https://ledelsesinformation.aarhuskommune.dk/aarhus-i-tal/default.aspx?doc=vfs://global/Byggesagsbehandling-tilfredshed.xview